Préstamos y custodia
Un préstamo es un traspaso temporal de la custodia sin ningún traspaso de la propiedad. Cuando prestas una pieza a un amigo, a una galería o a un museo, sigue siendo tuya. Cuando tomas prestada una pieza, sigue perteneciendo a otra persona. La sección Préstamos es la vista de todo el conjunto de la cuenta de aquello que en este momento está fuera de tus manos o en tus manos en calidad de préstamo.
Consultar la sección está abierto a cualquier rol. Registrar, devolver, editar y eliminar un préstamo requiere el rol de editor o propietario.
Las dos direcciones
Cada préstamo apunta en uno de dos sentidos, y la sección muestra una dirección a la vez. Usa el conmutador de la parte superior para alternar entre ambas.
- Prestado. Una pieza tuya que otra persona tiene en su poder. Mientras un préstamo saliente está activo o vencido, su ejemplar aparece como Prestado en tu colección, porque no está físicamente contigo.
- Tomado en préstamo. Una pieza que pertenece a otra persona y que tú tienes por ahora. Una pieza tomada en préstamo nunca cambia cómo aparecen tus propios ejemplares, porque nunca fue tuya.
Qué muestran las pestañas
Dentro de una dirección, las pestañas dividen los mismos préstamos de distintas maneras.
- Todos los préstamos. Cada préstamo de la dirección, con un cuadro de búsqueda y filtros por colección, estado y orden de clasificación.
- Vencimientos y vencidos. Tres listas: préstamos que han pasado su fecha de vencimiento, préstamos que vencen dentro de treinta días, y préstamos sin plazo que no tienen ninguna fecha de vencimiento.
- Riesgos y excepciones. Los préstamos que necesitan una segunda mirada: vencidos, perdidos, devueltos en peor estado, sin fecha de vencimiento, sin estado registrado a la salida, o prestados sin ningún documento en el expediente.
- Por parte. Una ficha por cada persona o institución, para que puedas ver de una vez todo lo que tiene un mismo prestatario o prestamista.
- Depósitos. Lo que retienes o lo que se te debe en el conjunto de los préstamos abiertos, y los préstamos que llevan un depósito.
- Cronología. Próximos vencimientos, piezas devueltas recientemente y piezas prestadas recientemente.
Los mosaicos de estadísticas de la parte superior son atajos: cada uno abre la pestaña que responde a esa cifra.
Registrar un préstamo
Puedes iniciar un préstamo directamente desde la sección, sin tener que buscar antes el ejemplar.
Elige Nuevo préstamo. Selecciona la dirección y luego desciende desde la colección hasta el objeto, hasta el ejemplar exacto que se mueve.
Indica a quién va la pieza o de quién procede, la fecha en que salió y una fecha de vencimiento. Marca sin plazo cuando no haya una fecha de devolución acordada.
Elige el estado a la salida para que una devolución posterior pueda compararse con él, y registra un depósito si cambió de manos alguna cantidad. La moneda del depósito toma por defecto la de la colección.
Marca incluir en la procedencia para un préstamo institucional o una exposición, y se genera un evento de procedencia correspondiente. Déjalo sin marcar para un préstamo personal informal, que permanece solo en el historial de préstamos.
Un solo préstamo abierto por ejemplar
Un ejemplar físico solo puede estar en un lugar a la vez, así que un ejemplar puede tener como máximo un préstamo saliente abierto. Si intentas prestar un ejemplar que ya está fuera, la sección lo bloquea y te pide que devuelvas antes el préstamo actual. Esta regla también rige en la API JSON.
Devolver un préstamo
Cerrar un préstamo es un paso propio, no una edición, para que capture lo que una edición no captaría.
Abre el préstamo desde cualquier lista y luego elige Marcar como devuelto.
Indica la fecha en que volvió la pieza y el estado a la entrada. Fijar un estado a la entrada actualiza el estado actual del ejemplar y devuelve el ejemplar a tu custodia.
Cuando el estado a la entrada es peor que el estado a la salida, el préstamo se marca como posible daño, tanto en el propio préstamo como en la lista de riesgos Devueltos en peor estado.
Exportar lo que está fuera
El botón Exportar lo que está fuera descarga un CSV de los préstamos abiertos en la dirección actual, para que dispongas de una lista clara de lo que en este momento está en manos de otra persona, o en las tuyas.
Relacionado
- Los préstamos también aparecen en el historial propio de un ejemplar. Consulta Registra los ejemplares que posees para el registro del ejemplar del que dependen.