Presta y toma prestados ejemplares
Tarde o temprano un ejemplar sale de tus manos. Un amigo lo toma prestado, una galería lo expone, o eres tú quien toma prestado algo. Un registro de préstamo lleva el seguimiento de ese movimiento de custodia, así siempre sabes dónde está un ejemplar, quién lo tiene y en qué estado se encontraba cuando salió.
La idea clave: prestar mueve la custodia, no la propiedad. Un ejemplar que prestas sigue siendo tuyo, sigue formando parte de tu colección y sigue contando entre lo que posees. El registro de préstamo es lo que explica por qué no está en tu estantería.
Registra un préstamo
Priya presta su Omega Speedmaster de 1968 a una exposición de relojería local durante tres meses. Así es como lo registra.
Abre el elemento, ve a su pestaña Historial, selecciona el ejemplar y abre la sección Préstamos.
::screenshot{label="Pestaña Historial con la sección Préstamos abierta"}
Elige Prestado a si el ejemplar sale de tus manos, o Recibido en préstamo si es el ejemplar de otra persona el que llega a tu cuidado.
Rellena la parte (la persona o institución), el propósito ("Exposición de relojería en el museo municipal"), la fecha del préstamo y la fecha de devolución si se acordó una.
Define el estado de salida, es decir, el estado del ejemplar en el momento en que sale. Esta es tu referencia base para detectar daños más adelante. Opcionalmente, registra un importe de fianza si se tomó alguna, y elige si el préstamo debe incluirse en la procedencia. Guarda el préstamo.
Mientras un préstamo de salida está activo, el ejemplar aparece como prestado en todas partes. Se sigue contando como en tu poder, porque lo que se movió fue la custodia, no la propiedad.
Estados de un préstamo
Un préstamo siempre está en uno de seis estados:
- Planificado. Acordado, pero el ejemplar aún no ha salido.
- Activo. El ejemplar está actualmente fuera (o dentro, en el caso de un préstamo recibido).
- Vencido. La fecha de devolución ha pasado sin que se haya devuelto.
- Devuelto. De vuelta, con la devolución registrada.
- Cancelado. Anulado antes de que llegara a producirse.
- Perdido. El ejemplar no volvió.
KolleK marca los préstamos vencidos por ti. Una tarea diaria en segundo plano pasa a Vencido cualquier préstamo activo cuya fecha de devolución ya haya pasado, así un ejemplar no devuelto aparece por sí solo en lugar de depender de tu memoria.
Devuelve un préstamo
La devolución es un paso independiente, y es donde el registro del préstamo demuestra su utilidad.
Desde la sección Préstamos del ejemplar, abre el préstamo activo.
Elige devolverlo y define la fecha de devolución.
Define el estado de entrada. Si difiere del estado de salida, has documentado un daño de transporte o manipulación con fechas y una contraparte asociada. El estado que registras aquí pasa a ser el estado actual del ejemplar.
Cuando el Speedmaster vuelve de la exposición, Priya registra la fecha de devolución y confirma que sigue en el mismo estado con el que salió. Si la exposición hubiera rayado la caja, los estados de antes y después en el préstamo dirían exactamente cuándo ocurrió y bajo el cuidado de quién.
Registra el estado de salida con honestidad antes de que el ejemplar se vaya. Si te lo saltas, pierdes la referencia base, y una disputa posterior sobre daños se convierte en tu palabra contra la suya.
Tomar prestado
La dirección Recibido en préstamo funciona igual pero al revés: registras de quién es el ejemplar, por qué lo tienes y cuándo hay que devolverlo. Los ejemplares recibidos en préstamo se controlan para que lo que está en tu cuidado, pero no en tu propiedad, no se mezcle silenciosamente con tu colección.
A dónde ir a continuación
- Entiende la escala de estados usada al salir y volver de un préstamo en Estados.
- Un préstamo marcado como parte de la procedencia aparece en la historia de propiedad. Consulta Traza la procedencia de un ejemplar.
- Consulta los préstamos junto a todos los demás registros en Lee la línea de tiempo del ejemplar.