Prêter et emprunter des exemplaires
Tôt ou tard, un exemplaire quitte vos mains. Un ami l'emprunte, une galerie l'expose, ou vous empruntez quelque chose vous-même. Un enregistrement de prêt suit ce mouvement de garde, afin que vous sachiez toujours où se trouve un exemplaire, qui l'a, et dans quel état il était quand il est parti.
L'idée clé : prêter déplace la garde, pas la propriété. Un exemplaire que vous prêtez reste le vôtre, fait toujours partie de votre collection, et reste compté parmi les choses que vous détenez. L'enregistrement de prêt explique pourquoi il n'est pas sur votre étagère.
Enregistrer un prêt
Priya prête son Omega Speedmaster de 1968 à une exposition d'horlogerie locale pour trois mois. Voici comment elle l'enregistre.
Ouvrez l'objet, allez dans son onglet Historique, sélectionnez l'exemplaire, et ouvrez la section Prêts.
::screenshot{label="Onglet Historique avec la section Prêts ouverte"}
Choisissez Prêté si l'exemplaire vous quitte, ou Emprunté si l'exemplaire de quelqu'un d'autre arrive sous votre garde.
Renseignez la partie (la personne ou l'institution), le motif (« Exposition d'horlogerie au musée municipal »), la date de prêt, et la date d'échéance si une date a été convenue.
Définissez l'état de départ, la condition de l'exemplaire au moment où il part. C'est votre référence pour repérer un dommage plus tard. Facultativement, enregistrez un montant de dépôt si un a été demandé, et choisissez si le prêt doit être inclus dans le récit de provenance. Enregistrez le prêt.
Tant qu'un prêt sortant est actif, l'exemplaire apparaît comme prêté partout où il figure. Il reste détenu, car c'est la garde qui a bougé, pas la propriété.
Statuts de prêt
Un prêt est toujours dans l'un de ces six statuts :
- Planifié. Convenu mais l'exemplaire n'est pas encore parti.
- Actif. L'exemplaire est actuellement sorti (ou entré, pour un emprunt).
- En retard. La date d'échéance est passée sans retour.
- Retourné. De retour, avec le retour enregistré.
- Annulé. Annulé avant qu'il n'ait lieu.
- Perdu. L'exemplaire n'est pas revenu.
KolleK signale les prêts en retard pour vous. Une tâche de fond quotidienne fait passer tout prêt actif dont la date d'échéance est dépassée au statut En retard, afin qu'un exemplaire non retourné se signale de lui-même plutôt que de reposer sur votre mémoire.
Retourner un prêt
Le retour est une étape distincte, et c'est là que l'enregistrement de prêt montre toute son utilité.
Depuis la section Prêts de l'exemplaire, ouvrez le prêt actif.
Choisissez de le retourner, et définissez la date de retour.
Définissez l'état de retour. S'il diffère de l'état de départ, vous avez documenté un dommage de transport ou de manipulation avec des dates et une contrepartie associées. L'état que vous enregistrez ici devient l'état actuel de l'exemplaire.
Quand la Speedmaster revient de l'exposition, Priya enregistre la date de retour et confirme qu'elle est toujours dans le même état qu'au départ. Si l'exposition avait rayé le boîtier, les états avant et après sur le prêt indiqueraient exactement quand cela s'est produit et sous la garde de qui.
Enregistrez l'état de départ honnêtement avant que l'exemplaire ne parte. Si vous sautez cette étape, vous perdez la référence, et un futur litige sur un dommage devient votre parole contre la leur.
Emprunter
Le sens Emprunté fonctionne de la même façon, mais dans l'autre sens : vous enregistrez à qui appartient l'exemplaire, pourquoi vous l'avez, et quand il doit être rendu. Les exemplaires empruntés sont suivis afin que les choses sous votre garde mais pas votre propriété ne se mélangent pas silencieusement à votre collection.
Où aller ensuite
- Comprenez l'échelle de condition utilisée au départ et au retour du prêt dans États.
- Un prêt marqué comme faisant partie de la provenance apparaît dans le récit de propriété. Voir Retracer la provenance d'un exemplaire.
- Voyez les prêts aux côtés de chaque autre enregistrement dans Lire la chronologie d'un exemplaire.