Joindre des documents à un exemplaire
Reçus, expertises, certificats, polices : un exemplaire bien documenté traîne derrière lui des papiers. KolleK conserve ces papiers sur l'exemplaire lui-même, ou mieux, sur l'enregistrement exact auquel ils appartiennent, afin que le reçu vive avec sa transaction et le certificat avec son événement d'authentification.
Où un document peut se rattacher
Un document se rattache soit à l'exemplaire lui-même, soit à l'un de ses enregistrements d'historique :
- une transaction (un reçu ou une facture)
- une estimation (l'expertise écrite)
- un enregistrement d'assurance (l'échéancier de la police)
- un prêt (l'accord de prêt signé)
- un enregistrement de maintenance (la facture d'entretien, les photos avant et après)
- un événement de provenance (un certificat, un extrait d'archive)
Rattachez au lieu le plus précis. Un reçu joint à sa transaction d'achat s'explique de lui-même ; le même fichier joint vaguement à l'exemplaire oblige le futur vous à deviner. Utilisez l'exemplaire lui-même pour les papiers qui n'appartiennent à aucun enregistrement précis, comme un ensemble de photos d'état général.
Fichier ou lien
Un document est soit un fichier téléversé, soit un lien externe.
Les téléversements acceptent les PDF, les formats d'image courants (y compris les photos HEIC d'un téléphone), les fichiers Word et Excel, le CSV, et le texte brut, jusqu'à 20 Mo par fichier. Les fichiers stockés sont privés : ils ne sont servis qu'aux membres connectés de votre compte, jamais depuis une adresse publique.
Un lien externe pointe vers quelque chose qui vit ailleurs, comme une annonce d'enchère ou une entrée d'archive de fabricant. KolleK stocke l'adresse, pas une copie de la page.
Une page liée peut changer ou disparaître, et KolleK ne conserve que l'adresse. Pour tout ce que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre, téléchargez-le et téléversez le fichier à la place.
Joindre un document
Priya joint le reçu d'enchère de son Omega Speedmaster de 1968 à sa transaction d'achat.
Ouvrez l'objet, allez dans son onglet Historique, sélectionnez l'exemplaire, et ouvrez la section Documents.
::screenshot{label="Onglet Historique avec la section Documents ouverte"}
Ajoutez un document et choisissez son emplacement : l'exemplaire lui-même, ou l'un de ses enregistrements. Priya choisit la transaction d'achat.
Téléversez le fichier, ou collez un lien externe à la place.
Choisissez un type de document, donnez-lui un nom (« Reçu d'enchère, Fine Time Auctions »), et facultativement une description, la date d'émission, et un numéro de référence. Enregistrez.
Types de documents
Le type rend une pile de papiers facile à parcourir : Reçu, Facture, Certificat, Expertise, Assurance, Photographie, Rapport d'état, Rapport de restauration, Catalogue, Correspondance, Enregistrement de propriété, Enregistrement d'authenticité, et Autre.
Les documents ne sont pas des photos de l'objet. Les images qui montrent l'apparence d'un objet appartiennent à sa galerie de photos (voir Ajouter des photos à un objet). Une photographie jointe comme document est une preuve, comme une photo d'état datée liée à un prêt.
Où aller ensuite
- Voyez les documents entrelacés avec tout le reste dans Lire la chronologie d'un exemplaire.
- Joignez les reçus là où l'argent est enregistré, dans Enregistrer ce que vous avez payé et ce que ça vaut.
- Gardez les certificats avec les événements qu'ils prouvent, dans Retracer la provenance d'un exemplaire.