Tutorial: Lade deinen Haushalt oder Verein ein und lege Berechtigungen fest
Ein KolleK-Konto ist ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich, und Personen sicher hinzuzufügen ist vor allem eine Frage, für jede Person die richtige Rolle zu wählen. In diesem Tutorial lädst du zwei Personen mit unterschiedlichen Rollen ein, siehst, was jede tun kann und was nicht, teilst eine Sammlung öffentlich, während eine andere privat bleibt, und passt eine Rolle nachträglich an.
Wir begleiten dabei Emma, die Comics mit ihrem Partner Sam katalogisiert und ihrer Freundin Leo gerne ihre Sammlung zeigt. Sam hilft bei der Dateneingabe, er braucht also Bearbeitungsrechte. Leo schaut sich nur um, er sollte also nichts ändern können.
Rechne mit ungefähr fünfzehn Minuten, plus wie lange auch immer deine Eingeladenen brauchen, um ihre E-Mail zu öffnen.
Bevor du beginnst
- Du musst Eigentümer des Kontos sein. Nur Eigentümer können Personen einladen und Rollen ändern.
- Lies Konten, Benutzer und Rollen, falls noch nicht geschehen. Die Kurzfassung: Betrachter lesen, Bearbeiter ändern Kataloginhalte, Eigentümer verwalten zusätzlich das Konto.
- Kenne die E-Mail-Adressen deiner Eingeladenen, und eine Sache über sie: Eine Einladung funktioniert nur für eine E-Mail-Adresse, die noch kein eigenes KolleK-Konto hat, weil eine Person zu genau einem Konto gehört.
Schritt 1: Sam als Bearbeiter einladen
Gehe zu den Mitgliedereinstellungen deines Kontos, wo Mitglieder und ausstehende Einladungen aufgelistet sind.
::screenshot{label="Mitgliederbildschirm mit dem Einladungsformular"}
Trage Sams E-Mail-Adresse ein, wähle die Rolle Bearbeiter und sende sie ab. Sam kann jetzt Sammlungen, Objekte und Exemplare erstellen und bearbeiten, aber niemanden einladen oder die Kontoeinstellungen anfassen.
Die Einladungs-E-Mail enthält einen Link, der sieben Tage gültig ist. Läuft er ab, bevor Sam dazu kommt, lade ihn einfach erneut ein.
Schritt 2: Leo als Betrachter einladen
Wiederhole dieselben Schritte für Leo, lasse die Rolle aber auf Betrachter, was die Standardeinstellung ist. Leo kann alles im Konto durchsuchen, einschließlich Sammlungen, Objekten und ihrer Historie, aber jede Bearbeitungsfunktion bleibt ihm verwehrt.
Die kleinere Rolle zu wählen ist nicht unfreundlich. Sie schützt auch Leo: Er kann beim Durchsuchen kein Objekt versehentlich löschen oder einen Eintrag ändern.
Schritt 3: Was Sam und Leo erleben
Beide erhalten eine E-Mail und öffnen den Link. Da keiner von beiden bereits ein KolleK-Konto hat, bittet die Seite sie, ihren Vornamen, Nachnamen und ein Passwort festzulegen (mindestens acht Zeichen, geprüft gegen bekannte Datenlecks). Dann landen sie in Emmas Konto, bereits verifiziert und angemeldet, mit der Rolle, die sie ausgewählt hat.
Wenn der Link angibt, dass für diese E-Mail-Adresse bereits ein Konto existiert, kann diese Person nicht über diese Einladung beitreten. Diese Situation und andere Stolperfallen bei Einladungen behandelt Probleme bei der Anmeldung beheben.
Schritt 4: Die Sichtbarkeit jeder Sammlung festlegen
Rollen steuern die Personen innerhalb des Kontos. Sichtbarkeit legt fest, für wen jede Sammlung gedacht ist, von nur dir selbst bis hin zu jedem mit einem Link.
Emma hat zwei Sammlungen: "My Comics", die sie eines Tages der Welt zeigen möchte, und "Wishlist Research", die niemanden etwas angeht außer sie selbst.
Bei "My Comics" setzt sie die Sichtbarkeit auf Öffentlich und markiert sie damit als die, die sie über das Konto hinaus teilen möchte.
"Wishlist Research" wird auf Privat gesetzt, nur für sie gedacht. Geteilt, die mittlere Einstellung, markiert eine Sammlung als für alle Kontomitglieder gedacht.
Sichtbarkeit wird noch nicht durchgesetzt. Heute können Sam und Leo weiterhin jede Sammlung im Konto durchsuchen, auch private, und es gibt noch keinen öffentlichen Link zum Verschicken, sodass außerhalb des Kontos ohnehin nichts sichtbar ist. Die Sichtbarkeit jetzt festzulegen bedeutet, dass sich jede Sammlung sofort richtig verhält, sobald das Teilen eingeführt wird. Siehe Funktionsstatus und Roadmap.
Sobald öffentliche Links eingeführt werden, kann eine öffentliche Sammlung von jedem eingesehen werden, der den Link hat, ohne sich anzumelden. Markiere eine Sammlung nur dann als öffentlich, wenn du damit einverstanden bist, dass jedes Objekt darin gesehen werden kann.
Die vollständige Anleitung, einschließlich des Zurücksetzens, findest du in Eine Sammlung teilen.
Schritt 5: Eine Rolle später anpassen
Ein paar Wochen später beginnt Leo, Fehler zu entdecken, und möchte sie selbst korrigieren. Emma öffnet den Mitgliederbildschirm, findet Leo und ändert seine Rolle von Betrachter zu Bearbeiter. Die Änderung gilt sofort. Rollen sind ein Regler, keine lebenslange Festlegung, und jemanden herunterzustufen funktioniert genauso.
Ein Schutzmechanismus, den du kennen solltest: Ein Konto muss immer mindestens einen Eigentümer behalten. KolleK weigert sich, den letzten Eigentümer herabzustufen oder zu entfernen, sodass ein gemeinsam genutztes Konto nie eigentümerlos und unverwaltbar werden kann.
Ein Mitglied zu entfernen löscht dessen Benutzer aus dem Konto und lässt sich vom Mitgliederbildschirm aus nicht rückgängig machen. Wenn jemand nur weniger Zugriff braucht, ändere seine Rolle, statt ihn zu entfernen.
Das Ergebnis
Emmas Konto hat jetzt drei Personen mit drei Vertrauensstufen: Emma besitzt und verwaltet, Sam katalogisiert mit ihr zusammen, und Leo schaut sich um und räumt in letzter Zeit auch auf. Eine Sammlung ist für die Welt markiert, eine nur für sie, bereit für den Tag, an dem das Teilen durchgesetzt wird. Nichts an diesem Setup ist festgelegt, Rollen und Sichtbarkeit können sich ändern, wenn sich die Personen ändern.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
- Standardmäßig alle als Bearbeiter einladen. Gib der Person die Rolle, die sie heute braucht. Ein Upgrade später ist nur ein Klick entfernt.
- Annehmen, dass privat eine Sammlung bereits verbirgt. Sichtbarkeit wird erfasst, aber noch nicht durchgesetzt, jedes Mitglied kann heute also jede Sammlung durchsuchen, privat oder nicht. Halte wirklich persönliche Kataloge vorerst in einem eigenen Konto.
- Ein Mitglied entfernen, um seinen Zugriff einzuschränken. Entfernen ist destruktiv. Rollenänderungen sind es nicht.
Wie es weitergeht
- Die vollständige Referenz, wer was tun kann, steht in Die drei Rollen in der Praxis verstehen.
- Verwalte das Konto selbst, Name, Währung und mehr, in Kontoeinstellungen.
- Betreibst du die Instanz für deinen Verein selbst? Sieh dir Hoste KolleK mit Docker selbst an.