チュートリアル: 家族やクラブを招待して権限を設定する
KolleKのアカウントは共有のワークスペースであり、人を安全に迎え入れることは、要するにその人に適した権限を選ぶことです。このチュートリアルでは、2人を異なる権限で招待し、それぞれ何ができて何ができないかを確認し、あるコレクションは公開しつつ別のコレクションは非公開のままにし、後から権限を調整します。
パートナーのSamとコミックをカタログ化し、友人のLeoにコレクションを見せるのが好きなEmmaに沿って進めます。Samはデータ入力を手伝ってくれるので編集権限が必要です。Leoは見るだけなので、何も変更できないようにしておくべきです。
所要時間の目安は15分程度で、加えて招待された人がメールを開くまでの時間がかかります。
始める前に
- あなたはアカウントのオーナーである必要があります。人を招待したり権限を変更したりできるのはオーナーだけです。
- まだ読んでいなければ、アカウント、ユーザー、権限を読んでください。一行でまとめると、閲覧者は閲覧のみ、編集者はカタログの内容を変更でき、オーナーはさらにアカウントの管理も行えます。
- 招待したい人のメールアドレスを把握しておいてください。加えて1つ知っておくべきことがあります。招待が使えるのは、まだKolleKのアカウントを持っていないメールアドレスに対してだけです。1人は必ず1つのアカウントにのみ所属するからです。
ステップ1: Samを編集者として招待する
アカウントのメンバー設定に行きます。ここにメンバーと保留中の招待が一覧表示されます。
::screenshot{label="招待フォームのあるメンバー画面"}
Samのメールアドレスを入力し、編集者の権限を選んで送信します。これでSamはコレクション、アイテム、コピーを作成・編集できるようになりますが、人を招待したりアカウント設定を触ったりすることはできません。
招待メールに含まれるリンクは7日間有効です。Samが開く前に期限が切れてしまった場合は、もう一度招待し直すだけで構いません。
ステップ2: Leoを閲覧者として招待する
Leoにも同じ手順を繰り返しますが、権限はデフォルトの閲覧者のままにしておきます。Leoはアカウント内のすべて、コレクション、アイテム、それらの履歴を含めて閲覧できるようになりますが、編集に関する操作にはいっさい触れられません。
小さい権限を選ぶことは、冷たい対応ではありません。むしろLeo自身も守ります。閲覧中に誤ってアイテムを削除したり記録を変更したりすることがなくなるからです。
ステップ3: SamとLeoが体験すること
2人ともメールを受け取り、リンクを開きます。どちらもまだKolleKのアカウントを持っていないため、ページは名、姓、そしてパスワード(8文字以上で、既知の漏洩情報と照合されます)の入力を求めます。その後、彼らはすでに認証されサインインした状態で、Emmaが選んだ権限を持ってEmmaのアカウントに入ります。
もしリンクが「そのメールアドレスのアカウントはすでに存在します」と表示した場合、その人はこの招待からは参加できません。この状況や、その他の招待にまつわるつまずきについてはサインインのトラブルシューティングで説明しています。
ステップ4: 各コレクションの公開範囲を設定する
権限はアカウント内の人を制御します。公開範囲は、各コレクションが誰向けなのかを、自分だけからリンクを持つ誰にでもまで記録します。
Emmaには2つのコレクションがあります。いつか世界に見せたい「My Comics」と、自分以外の誰にも関係ない「Wishlist Research」です。
「My Comics」の公開範囲を公開に設定し、アカウントの外にも共有するつもりのコレクションであることを示します。
「Wishlist Research」はプライベートに設定し、自分だけのものにします。中間の設定である共有は、アカウントの全メンバー向けであることを示します。
公開範囲は、まだ実際には反映されていません。現時点では、SamとLeoは非公開のものを含めてアカウント内のすべてのコレクションを閲覧でき、送り回せる公開リンクも存在しないため、アカウントの外からは何も見えません。今のうちに公開範囲を設定しておけば、共有機能が実装された瞬間から、各コレクションが正しく振る舞うようになります。機能の対応状況とロードマップを参照してください。
公開リンクが実装されると、公開設定のコレクションはリンクを持つ誰でも、サインインなしで閲覧できるようになります。中のすべてのアイテムを見られても構わないと思える場合にのみ、コレクションを公開に設定してください。
設定を元に戻す方法を含む完全な手順はコレクションを共有するにあります。
ステップ5: 後から権限を調整する
数週間後、Leoは間違いに気づくようになり、自分で直したいと言い出します。Emmaはメンバー画面を開き、Leoを見つけて、権限を閲覧者から編集者に変更します。変更は即座に反映されます。権限は一度決めたら終わりのものではなく、いつでも調整できるダイヤルのようなもので、権限を下げる場合も同じように操作します。
知っておくべき安全策が1つあります。アカウントには常に少なくとも1人のオーナーが残っていなければなりません。KolleKは、最後の1人のオーナーを降格したり削除したりすることを拒否するため、共有アカウントがオーナー不在で管理不能になることは決してありません。
メンバーを削除すると、そのユーザーはアカウントから削除され、メンバー画面から元に戻すことはできません。アクセス権を減らしたいだけであれば、削除ではなく権限の変更を行ってください。
結果
Emmaのアカウントには、今や3段階の信頼レベルを持つ3人がいます。Emmaは所有し管理する立場、Samは彼女と一緒にカタログ化する立場、Leoは閲覧し、最近では整理も手伝う立場です。1つのコレクションは世界に向けて公開設定され、もう1つは自分だけのもので、共有機能が実際に動き出す日に備えています。この構成はどれも固定的なものではなく、人の関わり方が変われば、権限や公開範囲もそれに合わせて変えられます。
避けるべきよくある間違い
- とりあえず全員を編集者として招待すること。 その人に今日必要な権限を与えましょう。後から引き上げるのはクリック1つで済みます。
- プライベートにすればすでにコレクションが隠されていると思い込むこと。 公開範囲は記録されるだけで、まだ実際には反映されていません。今のところ、プライベートかどうかにかかわらず、すべてのメンバーがすべてのコレクションを閲覧できます。本当に個人的なカタログは、今のところ自分専用のアカウントに保管してください。
- アクセスを減らすためにメンバーを削除すること。 削除は破壊的な操作です。権限の変更はそうではありません。
次に読むべきもの
- 誰が何をできるかの完全な一覧は3つの権限を実践で理解するにあります。
- アカウント自体の名前や通貨などの管理はアカウント設定で行いましょう。
- クラブのためにインスタンス自体を運用していますか。DockerでKolleKをセルフホストするを参照してください。