Tutorial: Convide sua família ou clube e defina permissões
Uma conta do KolleK é um espaço de trabalho compartilhado, e trazer pessoas para dentro dela com segurança é, em grande parte, uma questão de escolher a função certa para cada pessoa. Neste tutorial você vai convidar duas pessoas em funções diferentes, ver o que cada uma pode e não pode fazer, compartilhar uma coleção publicamente enquanto mantém outra privada, e ajustar uma função depois do fato.
Vamos acompanhar Emma, que cataloga quadrinhos com o parceiro dela, Sam, e gosta de mostrar sua coleção ao amigo Leo. Sam ajuda com o cadastro de dados, então ele precisa poder editar. Leo só navega, então ele não deveria conseguir alterar nada.
Espere que isso leve cerca de quinze minutos, mais o tempo que seus convidados levarem para abrir o e-mail.
Antes de começar
- Você precisa ser proprietário da conta. Só proprietários podem convidar pessoas e alterar funções.
- Leia Contas, usuários e funções, se ainda não leu. A versão resumida: visualizadores leem, editores alteram o conteúdo do catálogo, proprietários também administram a conta.
- Saiba os e-mails dos seus convidados, e uma coisa sobre eles: um convite só funciona para um e-mail que ainda não tenha uma conta própria no KolleK, porque cada pessoa pertence a exatamente uma conta.
Passo 1: Convide Sam como editor
Vá até as configurações de membros da sua conta, onde membros e convites pendentes são listados.
::screenshot{label="Tela de membros com o formulário de convite"}
Informe o e-mail de Sam, escolha a função Editor e envie. Sam agora pode criar e editar coleções, itens e exemplares, mas não pode convidar pessoas nem mexer nas configurações da conta.
O e-mail de convite contém um link válido por sete dias. Se ele expirar antes de Sam usá-lo, basta convidá-lo novamente.
Passo 2: Convide Leo como visualizador
Repita os mesmos passos para Leo, mas deixe a função como Visualizador, que é o padrão. Leo vai poder navegar por tudo na conta, incluindo coleções, itens e seus históricos, mas todo controle de edição vai estar fora do alcance dele.
Escolher a função menor não é falta de gentileza. Isso também protege Leo: ele não pode excluir um item ou alterar um registro por acidente enquanto navega.
Passo 3: O que Sam e Leo vivenciam
Cada um deles recebe um e-mail e abre o link. Como nenhum dos dois tem uma conta no KolleK ainda, a página pede que definam nome, sobrenome e uma senha (pelo menos oito caracteres, verificada contra vazamentos conhecidos). Depois eles chegam na conta da Emma, já verificados e conectados, com a função que ela escolheu.
Se o link disser que já existe uma conta para aquele e-mail, essa pessoa não pode entrar por esse convite. Essa situação e outros problemas com convites estão cobertos em Solução de problemas de acesso.
Passo 4: Defina a visibilidade de cada coleção
Funções controlam as pessoas dentro da conta. A visibilidade registra para quem cada coleção é destinada, desde só você até qualquer pessoa com um link.
Emma tem duas coleções: "Meus Quadrinhos", que ela quer mostrar ao mundo um dia, e "Pesquisa de Desejos", que não é da conta de mais ninguém além dela.
Em "Meus Quadrinhos", ela define a visibilidade como Pública, marcando-a como aquela que pretende compartilhar além da conta.
"Pesquisa de Desejos" é definida como Privada, destinada só a ela. Compartilhada, a opção intermediária, marca uma coleção como destinada a todo membro da conta.
A visibilidade ainda não é aplicada de fato. Hoje, Sam e Leo ainda podem navegar por toda coleção na conta, inclusive as privadas, e não existe link público para compartilhar, então nada é visível fora da conta de jeito nenhum. Definir a visibilidade agora significa que cada coleção vai se comportar corretamente assim que o compartilhamento chegar. Veja Status dos recursos e roteiro.
Quando os links públicos chegarem, uma coleção pública vai poder ser vista por qualquer pessoa que tiver o link, sem precisar entrar na conta. Só marque uma coleção como pública se estiver confortável com todo item dela sendo visto.
O passo a passo completo, incluindo como reverter, está em Compartilhe uma coleção.
Passo 5: Ajuste uma função depois
Algumas semanas depois, Leo começa a notar erros e quer corrigi-los ele mesmo. Emma abre a tela de membros, encontra Leo e muda a função dele de Visualizador para Editor. A mudança se aplica imediatamente. Funções são um botão giratório, não uma sentença perpétua, e rebaixar alguém funciona da mesma forma.
Uma salvaguarda para conhecer: uma conta precisa sempre manter pelo menos um proprietário. O KolleK vai se recusar a rebaixar ou remover o último proprietário, para que uma conta compartilhada nunca fique sem dono e sem gestão possível.
Remover um membro exclui a conta de usuário dele e não pode ser desfeito pela tela de membros. Se alguém só precisa de menos acesso, mude a função em vez de removê-lo.
O resultado
A conta de Emma agora tem três pessoas com três níveis de confiança: Emma possui e administra, Sam cataloga ao lado dela, e Leo navega e, ultimamente, organiza. Uma coleção está marcada para o mundo, outra só para ela, pronta para o dia em que o compartilhamento for aplicado de fato. Nada nessa configuração é definitivo; funções e visibilidade podem mudar conforme as pessoas mudam.
Erros comuns a evitar
- Convidar todo mundo como editor por padrão. Dê a função que a pessoa precisa hoje. Fazer um upgrade depois é um clique.
- Presumir que privado já esconde uma coleção. A visibilidade é registrada, mas ainda não é aplicada, então todo membro pode navegar por toda coleção hoje, privada ou não. Por enquanto, mantenha catálogos verdadeiramente pessoais em uma conta só sua.
- Remover um membro para reduzir o acesso dele. A remoção é destrutiva. Mudanças de função não são.
Para onde ir depois
- A referência completa de quem pode fazer o quê está em Entendendo as três funções na prática.
- Administre a própria conta, nome, moeda e mais, em Configurações da conta.
- Vai rodar a instância para o seu clube você mesmo? Veja Auto-hospede o KolleK com Docker.