Tutorial: Acompanhe a vida completa de um item valioso
A maioria dos itens precisa de uma condição, um local e talvez um preço. Um item genuinamente valioso merece mais: prova do que você pagou, uma opinião profissional sobre seu valor, seguro, a documentação que sustenta tudo isso, e um registro de todos os lugares por onde passou e tudo que foi feito nele. O KolleK registra cada um desses fatos como sua própria entrada datada no exemplar, e este tutorial exercita todos eles em uma única peça.
Vamos acompanhar Priya, que acabou de comprar o melhor relógio da sua coleção, um cronógrafo de 1968. Ao final, o exemplar dele vai carregar uma transação, uma avaliação, um registro de seguro, dois documentos, um empréstimo concluído, um registro de manutenção e uma narrativa de procedência, tudo legível como uma única linha do tempo.
Este é o tutorial mais longo. Faça com um item real seu, ou apenas leia para ver como as peças se encaixam.
Antes de começar
- Termine primeiro Catalogue sua primeira coleção do início ao fim. Este tutorial presume que o ciclo central já é natural para você.
- Leia O histórico de um exemplar explicado. É o mapa para tudo o que vem a seguir.
- Lembre-se das duas regras que mantêm o modelo coerente: dinheiro só vive em transações, e reavaliar ou renovar o seguro grava um novo registro em vez de sobrescrever o antigo.
Passo 1: Catalogue o item e seu exemplar
Priya cria o item "Heuer Carrera 2447" na sua coleção Relógios, que usa o tipo pronto Relógios. Ela preenche os campos do tipo: Marca, Modelo, Movimento (Automático, Quartzo ou Manual), e responde Caixa e papéis com sim.
Depois ela adiciona o exemplar, e um campo importa mais do que o normal aqui:
- Identificador. Ela informa o número de série do relógio. Para itens valiosos, é isso que liga seu registro ao objeto físico, da mesma forma que um número de slab faz para um quadrinho gradeado.
- Condição e local, como sempre.
Tudo o que vem a seguir acontece na aba Histórico deste exemplar, que mostra um exemplar de cada vez.
Passo 2: Registre a aquisição
No histórico do exemplar, adicione uma transação do tipo Compra. Priya informa o valor, a casa de leilão como contraparte, a data, a comissão do comprador em taxas, e o número do lote como referência.
::screenshot{label="Formulário de transação preenchido para uma compra em leilão"}
Por que isso importa: este único registro dá ao exemplar seu preço pago e sua data de aquisição, ancora as estatísticas, e mais tarde vai ancorar a narrativa de procedência. Acerte aqui e tudo o mais se apoia nisso. Os detalhes estão em Registre o que você pagou e quanto vale.
Passo 3: Adicione uma avaliação profissional
Priya manda avaliar o relógio. Ela adiciona uma avaliação com o tipo Avaliação profissional, o valor avaliado, a confiança definida como Alta, e o nome do avaliador como quem fez a avaliação.
No ano seguinte ela vai mandar avaliar de novo e adicionar uma nova avaliação. A antiga permanece. O valor estimado do exemplar é sempre sua avaliação mais recente, e a sequência de avaliações é como você vai um dia traçar seu valor ao longo do tempo.
Passo 4: Assegure-o
Com uma avaliação profissional em mãos, o seguro é o próximo passo óbvio. Priya adiciona um registro de seguro: a seguradora, o valor segurado, o número da apólice, o tipo de cobertura, a franquia, as datas de início e fim, se é um item listado na apólice, e os dados de contato da seguradora. Ela deixa o status como Ativo.
Quando a apólice for renovada, ela vai adicionar um novo registro e marcar este como Expirado. Registros expirados e cancelados permanecem visíveis, esmaecidos, atrás do atual, o que é exatamente o que você quer quando um sinistro pergunta qual cobertura existia em determinado ano.
Passo 5: Anexe a documentação
Registros são afirmações. Documentos são prova. Priya digitaliza dois papéis e os anexa onde pertencem:
Na transação de compra, ela anexa a nota fiscal do leilão como um documento do tipo Recibo, com sua data de emissão e o número da nota como referência.
No registro de avaliação, ela anexa o laudo do avaliador como um documento do tipo Avaliação.
Um documento pode ser um arquivo enviado (PDF, imagens, Word, Excel, CSV ou texto simples, até 12 MB) ou um link externo, se a documentação estiver em outro lugar. Anexar cada documento ao registro que ele comprova, em vez de vinculá-lo solto ao exemplar, é o que torna a história auditável depois.
Passo 6: Empreste para uma exposição, e receba de volta
Uma sociedade local de relojoaria pede para exibir o relógio por um mês. A custódia é exatamente o que os empréstimos acompanham.
Priya cria um empréstimo com a direção Emprestado a terceiros, a sociedade como a parte envolvida, "Exposição" como o propósito, as datas de empréstimo e vencimento, e a condição do relógio no momento em que saiu das mãos dela.
Enquanto o empréstimo está aberto, o exemplar é exibido como emprestado. Ele continua sendo dela, a custódia mudou, não a propriedade. Se a data de vencimento passasse sem a devolução, o KolleK sinalizaria o empréstimo como vencido automaticamente.
Quando o relógio volta, ela registra a devolução, que captura a data da devolução e a condição em que ele voltou. Comparar a condição de saída e a de entrada é como um dano de transporte se torna visível em vez de discutível.
Passo 7: Registre a manutenção
Antes de o relógio ir para a exposição, Priya mandou revisá-lo. Ela adiciona um registro de manutenção do tipo Revisão: um título, o relojoeiro que a realizou, a data, o custo, a condição antes e depois, e uma próxima data prevista cinco anos à frente, para que o aplicativo consiga mostrar a próxima revisão quando ela se aproximar. Como uma revisão completa em um movimento vintage é significativa, ela decide incluí-la na procedência do exemplar.
Passo 8: Construa a narrativa de procedência
Por fim, a história de propriedade. Priya conhece o passado do relógio a partir do catálogo do leilão, e registra isso como eventos de procedência, do mais antigo ao mais recente:
- Um evento de Origem para sua fabricação, datado do ano de 1968.
- Uma Transferência de propriedade para a família do dono original, com a precisão de data definida como Aproximada, porque o catálogo só diz "cerca de 1975".
- Um evento de Exposição para a exibição na sociedade que ela acabou de concluir.
- Sua própria Aquisição, datada exatamente, vinculada à transação de compra do passo 2.
Duas coisas a notar. A precisão de data existe porque a procedência costuma ser incerta: um evento pode ser datado exatamente, por mês, por ano, aproximadamente, ou deixado como desconhecido, e é exibido de acordo. E os eventos de procedência não carregam valores: um evento ligado a uma compra ou venda se vincula à sua transação, então o dinheiro fica em um único lugar.
Passo 9: Leia a história completa
Abra a linha do tempo do exemplar. Tudo o que você acabou de registrar, a compra, a avaliação, o seguro, os documentos, o empréstimo de ida e volta, a manutenção e os eventos de procedência, aparece como uma única história cronológica. A visão padrão mantém as entradas significativas, e a visão completa acrescenta as rotineiras. Leia a linha do tempo do exemplar explica essa visualização em detalhes.
Este é o resultado: uma única tela que responde quanto o relógio custou, quanto vale, quem o teve em mãos, o que foi feito nele, e o que comprova tudo isso.
Erros comuns a evitar
- Registrar o preço de compra como uma avaliação. É uma transação. Essa distinção é a espinha dorsal de todo o modelo.
- Editar registros antigos em vez de adicionar novos. Uma nova avaliação é um novo registro de avaliação, uma apólice renovada é um novo registro de seguro. O histórico só funciona se ele se acumula.
- Deixar documentos sem anexar. Um recibo anexado à transação que ele comprova é evidência. Um arquivo solto no exemplar é uma digitalização que você vai ter que reidentificar depois.
Para onde ir depois
- Todo tipo de registro usado aqui tem seu próprio guia detalhado na seção de histórico do exemplar.
- Veja como esses registros alimentam os números em Entenda as estatísticas da sua coleção.
- Compartilhando a coleção com outras pessoas? Convide sua família ou clube.