チュートリアル: 趣味に合わせてアカウントを設定する
アイテムを1つ追加するのは簡単です。しかし200個を追加するのが簡単になるのは、アカウントを先に準備しておいた場合だけです。このチュートリアルでは、大量のデータ入力を始める前に、KolleKを特定の趣味に合わせて調整します。コレクションタイプとそのカスタムフィールドを整え、実際の空間を反映した保管場所マップを作り、タグの語彙をあらかじめ用意しておくことで、以降追加するすべてのアイテムがすばやく一貫した形で登録できるようにします。
これから約300枚のレコードをカタログ化しようとしているNoahに沿って進めます。同じやり方はどんな趣味にも通用するので、進めながら自分の趣味に置き換えて考えてください。
所要時間の目安は30分程度ですが、後になって何時間もの時間を節約できます。
始める前に
- 最初のコレクションを最初から最後までカタログ化するを終えているか、少なくともクイックスタートを終えて、中核となる流れに慣れておいてください。
- コレクションタイプとカスタムフィールド、保管場所、タグの背景にある考え方を理解しておいてください。まだであれば、それらのページにざっと目を通してください。
- 各アイテムについて実際に何を記録したいか、少し考えておいてください。メモ帳で10分考える方が、50件入力してからフィールドを作り直すよりずっと楽です。
ステップ1: コレクションタイプを整える
Noahは、アカウントに最初から用意されているVinyl Recordsタイプから始めます。すでにMy Rating、Release infoグループ(Artist、Album、Release Year)、Pressing detailsグループ(Pressing/Edition、Speed、Color Vinyl)が記録できるようになっています。
これは彼が求めるものにかなり近いのですが、日本盤をよく買っていて、スリーブのコンディションも気にしているため、タイプを調整します。
コレクションタイプの設定に行き、Vinyl Recordsを選択します。エディタは操作するたびに保存されるので、保存ボタンを探す必要はありません。
::screenshot{label="Vinyl Recordsのフィールドを表示したコレクションタイプエディタ"}
NoahはPressing detailsグループにテキストフィールドのCountry of Pressingを追加し、自分の採点基準に沿った選択肢を持つSleeve Conditionフィールドを選択形式で追加します。利用できるフィールドの種類は、テキスト、数値、日付、はい・いいえ、選択、評価(5段階まで)です。
まとまりのあるフィールド群があれば新しいグループを作り、アイテムフォーム上での表示順になるようフィールドをドラッグします。グループは、長いフォームを読みやすく保つためだけに存在します。
これが重要な理由: 今定義したカスタムフィールドは、このタイプを使うすべてのコレクションの、すべてのアイテムフォームに表示されます。あらかじめ決めておくことで、300件の場当たり的な記録ではなく、300件の一貫した記録になります。
後で尋ねたくなる質問を見据えてフィールドを設計してください。「カラーヴァイナルのレコードはどれか」という質問に答えられるのは、Color Vinylがフィールドとして存在する場合だけです。説明文の中に埋もれた詳細は、検索して拾い出すことができません。
ステップ2: 保管場所マップを作る
Noahはレコードを2か所に保管しています。3つの棚がある試聴部屋と、収納スペースの木箱です。彼はそれをそのままモデル化します。KolleKにおける保管場所は、実際に歩いて行ける場所と一致していてこそ役に立つからです。
保管場所の設定で、Music Room🛋️とStorage📦を作成します。これらが部屋にあたります。
Music Roomの下にShelf A、Shelf B、Shelf Cを作成します。Storageの下にCrate 1とCrate 2を作成します。保管場所は必要なだけ深くネストできるので、部屋の中の木箱の中の箱、という形でも問題ありません。
これが重要な理由: すべてのコピーは1つの保管場所を指しており、後の移動は保管場所の履歴として記録されます。今きちんとしたマップを作っておけば、「あのレコードはどこにあるか」という問いには常に正確な答えが得られます。
ステップ3: タグの語彙をあらかじめ用意する
タグはコレクションや階層をまたいで使えるため、他のどこにも当てはまらないラベルに最適です。Noahはタグの設定から、最初のセットとしてSigned、First Pressing、Japanese Pressing、To Sell、Needs Cleaningを作成します。
タグを使い続ける上で役立つ習慣が2つあります。
- 数を絞り、再利用できるものにする。一度しか使われないタグは、本来フィールドやメモに書くべき事実です。
- 他の人が参加する前に、表記を揃えておく。「Signed」と「Autographed」が別々のタグとして存在すると、後々厄介です。
タグはアイテムを編集しているその場でいつでも作成できるので、このリストには、すでに欲しいとわかっているラベルだけを含めておけば十分です。
ステップ4: タイプを一から作らずインポートする
知っておく価値のある近道があります。コレクションタイプはJSONとしてエクスポート・インポートできます。友人がすでに優れたVinylタイプを作っている場合、それをエクスポートしてもらい、そのJSONを貼り付けてインポートすれば、名前、色、グループ、フィールド、選択肢の設定を一度に取り込めます。
タイプをインポートしても、取り込まれるのはタイプの定義だけです。アイテムやそのデータはインポートされません。現時点ではアイテムやコレクション全体のインポート機能はなく、その正直な現状は機能状況ページで確認できます。
Noahは、クラブの友人が共有してくれた「45 RPM Singles」タイプをインポートします。それは自分のタイプの隣に表示され、いつでもコレクションに割り当てられる状態になります。
ステップ5: コレクションを作成し、すべてをつなげる
ここまでのパーツをまとめます。
Noahは「Vinyl」という名前のコレクションを作成し、💿の絵文字を選び、短い説明を書きます。
彼はVinyl Recordsタイプとインポートした45 RPM Singlesタイプの両方を有効にします。1つのコレクションは複数のタイプを使うことができ、各アイテムはそれに合ったタイプを選びます。
彼は、実際にレコードを購入する通貨にコレクションの通貨を設定します。これはアカウントのデフォルトと異なっていても構わず、このコレクションのコピーに関するすべての金額はその通貨で表示されます。
結果
実際にレコードを1枚登録してみると、その違いを実感できます。フォームはまさに必要な質問だけをし、保管場所のドロップダウンには実在する棚が並び、必要なタグはすでにそこにあります。ここから先、大量のデータ入力は一連の判断ではなく、リズムになります。
避けるべきよくある間違い
- フィールドを作り込みすぎること。 実際に入力する10個のフィールドは、飛ばしてしまう25個のフィールドより価値があります。フィールドは後からでも追加できますが、後から遡って埋めるのは面倒な作業です。
- 現実と一致しない保管場所。 物理的なShelf Bが存在しなければ、「Shelf B」という保管場所はすぐに実態と食い違ってしまいます。
- フィールドの方が適している用途にタグを使うこと。 等級、年式、評価はカスタムフィールドに入れるべきです。そうすればラベルではなく、本物の値として扱えます。
次に読むべきもの
- アイテムの追加と編集から、アイテムの入力を始めましょう。
- 価値あるアイテムの一生を記録するで、最も価値のある1点をきちんと追跡しましょう。
- 他の人と一緒に作業していますか。家族やクラブを招待するを参照してください。